Skip to content

Sharepoint templates en management van patronen

18/11/2005

 

Fundamenteel bij de inzet van Sharepoint is de methode van publicatie. De vraag hoe content wordt geproduceerd in de organisatie en wordt gepubliceerd naar een breder (en mogelijk nog breder) publiek, en welke stappen daarin worden gezet, staat centraal bij het ontsluiten van de waarde van Sharepoint voor uw organisatie.  

 

In het bijzonder in sterk gedecentraliseerde ‘bottom-up’ organisaties is het belangrijk om (Sharepoint) omgevingen te creeren waarin content kan ontstaan en omgevingen waarin content kan worden gepubliceerd. Dit is er dus meestal niet maar 1 en de inrichting van de sites waar dit kan gebeuren is vrijwel nooit triviaal, dus zorg daarbij voor een goed ontwerp en een slimme opzet.

Gisteren hoorde ik nog de opmerking “Ja, we hebben al Sharepoint en dan kunnen we gewoon een teamsite hiervoor aanmaken toch?”. Vrijwel nooit wordt dan de potentie van de Sharepoint benut. Een functioneel ontwerper met verstand van zaken moet hier naar kijken en de sites ontwerpen vanuit het achterliggend werkproces en de daarbij betrokkenen. Al te vaak heb ik mensen over een Sharepoint implementatie horen zeggen: “We kunnen nu inderdaad allemaal bij de bestanden. Maar ik vond het werken met de oude mappen structuur toch handiger!” Sharepoint sites worden dan uitsluitend gebruikt als fileshare, zonder te profiteren van de mogelijkheden om een veel rijkere werkomgeving te realiseren. Ja, dan zou ik ook liever terug gaan naar de oude mappenstructuur!

 

Maar moeten we dan voor elke teamsite binnen Sharepoint weer op maat een ontwerp laten maken?  

 

Nee, zeker niet. Ik pleit namelijk wel voor het snel-met-een-druk-op-de-knop kunnen produceren van sites door de organisatie. Maar dan wel om daarbij gebruik te maken van sitetemplates waarover gedegen is nagedacht. Naast gemak -je hebt snel een site gereed-, levert dit ook een hefboomfunctie voor standaardisatie. Niet alleen voor de invoering van standaarddocumenten en formulieren (want ook dat gebeurt op deze manier eenvoudig), ook voor de invoering van meer gestandaardiseerde werkwijzen (want die faciliteer je simpelweg het beste met je sitetemplate). Je kunt Sharepoint dus gebruiken om standaard content en standaard werkwijzen te faciliteren door het gebruik en de eenvoudige distributie van templates.

Al eerder noemde ik Bill Simser’s templates voor Sharepoint. Hoewel ik het net een stap te ver vind gaan om templates zo algemeen te maken, ben ik wel voorstander van het aanleggen van een  centrale template bibliotheek op organisatieniveau, met daarin templates voor de belangrijkste processen in de organisatie. Met name voor decentraal ingerichte organisaties kan dit wel eens een geweldige katalysator betekenen voor meer eenduidigheid van werken. 

 

Die eenduidigheid van werken kan in kleine dingen zitten. Je hebt het dan eigenlijk meer over patronen: kleine stukjes proces die zich telkens herhalen, die aaneen worden geschakeld tot grotere patronen, die uiteindelijk iets zinvols opleveren. Kijk eens naar patronen voor verandermanagement die Linda Rising en Mary Lynn Manns beschrijven om je te laten verrassen door die manier van denken. Als u interesse heeft in de complete beschrijving, laat het me even weten!  

En als u uw organisatie veel minder ziet als vaste structuren en veel meer ziet als een samenhangende verzameling patronen, dan ziet u ook ineens veel meer mogelijkheden om die organisatie te regisseren en te leiden. Waarbij de webomgeving u als strategische tool ter beschikking staat. Maak er gebruik van! 

Advertenties
2 reacties leave one →
  1. Michel permalink
    18/11/2005 11:10 pm

    Dag Joost.

    Ik zit sinds twee weken te worstelen met mijn (Wanadoo) verbinding.
    Uiteindelijk kreeg ik ze zover dat er een monteur kwam. En ja hoor; hij stapt binnen en alles werkt perfect. Viel dus niks te meten…
    Mijn verbinding valt steeds weg. Nou ja, ik val je er verder niet mee lastig.
    Ik had een reply aan je klaarstaan toen alles weer op rood ging; dus ik weet niet of je het hebt ontvangen. Hierbij dus maar een toegift.
    Je hebt een prachtige moeder van een prachtige zoon!!
    Ik lees je blogs en begrijp er niet veel van, maar ik leer graag bij.
    Wat me opvalt/stoort is het grote aantal keren dat je Sharepoint noemt. Als je daarvan een promotor of enthousiaste gebruiker bent; prima. Maar zeg het dan wel met zovel woorden. Nu komt het (bij mij) over als een reclameboodschap en daarmee ontkracht je een beetje de inhoud.
    Begrijp je wat ik bedoel.
    Verder; ooit hoop ik het nodig te hebben 😉
    Groeten aan Honey

  2. 19/11/2005 9:19 am

    Haha, goede opmerking over Sharepoint. Ik ken de Microsoft producten- Office, Sharepoint, Content Management Server…- het beste en ben erg enthousiast over wat je daarmee kunt op gebied van internet, intranet, extranet en de integratie van deze drie. Vandaar dat ik deze producten vaak noem. Ik ontvang (helaas ;-)) niks van Microsoft voor deze reclame. Goede tip om hierover wat op te nemen in mijn profiel. Bedankt voor de complimenten over moeder en zoon en ik zal ze overbrengen!

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s