Spring naar inhoud

Hoe integreer je nu al internet en intranet?

01/11/2005
tags:
Vandaag zat ik bij een klant, waarbij we het kregen over het inrichten van het beheer rondom een specifieke website. De website moet gevuld gaan worden met content van een grote hoeveelheid specialisten. Dat wil zeggen, zodra de site klaar is. Want op dit moment is de website nog niet eens volledig ontworpen. Sterker nog, we zijn net bezig het concept ervoor af te ronden. Een sitemap voor de onderwerpen is nog niet eens gemaakt. Toch moeten de specialisten nu al aan het werk om content te schrijven om te voorkomen dat de deadline in gevaar komt.

 

Een veel voorkomend probleem. Vaak wordt dit opgelost door de onderwerpenstructuur hard vast te stellen en per onderwerp specialisten te laten schrijven, zonder dat deze zicht hebben op het totaal. 

Tegenwoordig kan dit echter handiger. Zeker als je te maken hebt met Microsoft Content Management Server voor de website en Sharepoint Portal Server voor het intranet. Voor genoemde klant stelde ik de volgende oplossing voor: 

  1. Schrijf een sitemap met onderwerpen en subonderwerpen op waarvan je verwacht dat die 90% dekkend is. 
  2. Maak een Sharepoint site aan met daarbinnen een documentbibliotheek. Laat in de metadata die je binnen Sharepoint kunt instellen de sitemaponderwerpen terugkomen. Zorg ervoor dat de specialisten ook nog hun eigen onderwerp kunnen invullen. 
  3. Laat de specialisten alle documenten die ze maken direct op de Sharepoint site zetten. Eventueel kunnen deze worden onderworpen aan een approval-workflow. 
  4. Of het document zelf (als download) of de tekst binnen het document op de uiteindelijke site moet komen te staan, kan worden verwerkt in een apart metaveld ‘type’. 
  5. Gevolg: versies van documenten staan vanaf het begin al centraal, ze kunnen van commentaar worden voorzien zonder dat documenten hoeven rond te worden gestuurd en er is duidelijkheid over wie wat aan het schrijven is en hoever het ermee staat. En tenslotte: heel eenvoudig is na te gaan of de eerste sitemap voldeed of niet. Als de sitemap voldeed, dan zullen geen extra onderwerpen zijn toegevoegd. Als de sitemap niet voldeed, dan zullen die wel zijn toegevoegd, en via een eenvoudige filtering kan direct worden bekeken om hoeveel documenten het daarbij gaat. Waarbij dan kan worden beoordeeld of hierom de navigatie wordt uitgebreid of niet. 

Voor de hand liggend, nietwaar? Voor de hand liggend of niet, als wordt gesproken over het combineren van Microsoft Content Management Server en Sharepoint, dan hoor je vaak direct spreken over (technische) koppelingen, bijvoorbeeld over de MCMS-SPS connector. (Of wat ook vaak in verband met MCMS wordt genoemd is de Word-connector, waarmee direct vanuit Word naar MCMS kan worden gepubliceerd, welke overigens nog in combinatie met bovenstaande opzet kunnen worden gebruikt.)   

Het punt dat ik wil maken is dat je, ook zonder technische koppelingen tussen MCMS en Sharepoint, de toekomstige website structuur en toekomstige workflow alvast levend kunt maken via een Sharepoint site die die website-structuur weerspiegelt. Gegarandeerd dat het contentbeheer van de site voor en na oplevering eenvoudiger zal verlopen!  

 

Microsoft komt overigens volgend jaar met een verder gaande integratie van MCMS en Sharepoint. Dit was al aangekondigd deze zomer en bij de Professional Developers Days (PDC) dagen in Los Angeles afgelopen september werd dit nog eens bevestigd. Deze integratie zal met name liggen op het vlak van workflow. Interessant genoeg, zo moge blijken uit bovengenoemd probleem. Organisaties willen en moeten hierop meer grip krijgen.

 

Binnenkort zal ik een post in mijn blog wijden aan de nieuwe workflow.  

 

 

 

 

 

No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s