Spring naar inhoud

Veel geld besparen met Sharepoint in uw organisatie

29/10/2005

Het lijkt zo voor de hand liggend om Sharepoint te implementeren: pak je organisatieplaatje, maak een paar sites voor elke business unit of afdeling en klaar ben je!

Probeer dit te voorkomen!

Probeer ook te voorkomen Sharepoint te snel de organisatie ‘in te gooien’ en ‘doe er maar wat leuks mee’. Er zijn vele manuren en tienduizenden euro’s -als het geen honderdduizenden zijn- te besparen met een goed doordacht Sharepoint ontwerp!

Als ik een Sharepoint implementatie doe, dan begin ik altijd met een analyse en een ontwerp. Mijn achtergrond in het ontwerpen van organisatiestructuren komt daarbij erg handig van pas. Ik gebruik hierbij een techniek die sociotechniek heet. Met sociotechniek is het doel om een organisatiestructuur te ontwerpen die precies past bij de strategie die je als bedrijf of organisatie aan het nastreven bent, rekening houdend met menselijke factoren. Met een Sharepoint implementatie doe je min of meer hetzelfde. Hierbij is het doel om een structuur te ontwerpen die mensen en informatie bij elkaar brengt om een bedrijfsproces zo goed en efficient mogelijk uit te voeren.

De algehele bedrijfsstrategie vind ik daarbij handig om de prioriteiten helder te krijgen. Belangrijke vraag is voor mij altijd: wat is het hoofdproces waarmee ik te maken heb en -belangrijker nog- wat moet het proces opleveren. Dat is dan ook waar ik start: welke dienst of welk product lever je op binnen het deel van de organisatie dat moet worden ‘ge-Sharepoint’.

Vervolgens zijn er natuurlijk een heleboel vragen. Hoe pas je de juiste Sharepointtechnieken voor op macro-, meso- en microniveau van de organisatie? Op een macro niveau, waar je het hebt over business units, hoe relateer je die aan Sharepoint elementen als portals en site-collections? Op mesoniveau, waar je het hebt over processen en afdelingen, hoe relateer je deze aan Documentbibliotheken, Lijsten en Views? En op een microniveau – het team niveau – gebruik je dan simpelweg teamsites of zijn er ook andere manieren, misschien veel effectievere?

Ik ben geen fan van standaard oplossingen wanneer het gaat om functioneel ontwerp. Ook niet met Sharepoint. Daarom keek ik naar de veelgenoemde standaard WSS applicaties met de nodige scepsis. En eigenlijk nog steeds…
Want ik moet zeggen dat het niet zo ingewikkeld is om met dergelijke sites te komen. Mijn passie ligt in het maken van een Sharepoint ontwerp dat naadloos is afgestemd op de praktijk. Want alleen dat gaat uiteindelijk veel uren per werknemer besparen. 

Wel teken ik daarbij aan dat we leven in een wereld waarin best practices steeds transparanter worden. Dit resulteert in een heleboel kopieren van bedrijfs (sub)processen. In een dergelijke wereld zal er ook zeker een plek zijn voor gestandaardizeerde sites en applicaties in Sharepoint. Dus in dit licht bezien is de ontwikkeling van ‘standaard’ WSS applicaties een interessante. Daarvoor dank aan Bil Simser!

Joost Bekel

No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s